HERRAMIENTAS GERENCIALES DIAPOSITIVAS

Herramientas gerenciales [autoguardado] de Gabo Lopez Romero

Sistema De Informacion Gerencial Definicion, Estructura y Elementos Operacionales

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un súper sistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros.

Según las actividades administrativas

Los sistemas de información gerencial soportan las actividades o administrativas, esto significa que la estructura de un sistema de información se puede clasificar en términos de una jerarquía de la planeación gerencial y de las actividades de           control. 

Jerarquía de las actividades administrativas

Las siguientes categorías de la planeación administrativa y de control fueron definidas por Anthony R. N.

- Planeación estratégica: definición de objetivos, políticas y criterios generales para planear el curso de la organización.

- Control administrativo y planeación táctica: adquisición de recursos, tácticas para la adquisición, localización de plantas, nuevos productos, establecimiento y seguimiento de presupuestos.

- Planeación operacional y control: uso efectivo y eficiente de los recursos para ejecutar las operaciones con restricciones en los presupuestos.

Según las funciones organizacionales.

La estructura de un sistema de información se puede también describir en relación con las funciones organizacionales que utilizan la información. No hay estándares para la clasificación de funciones, sin embargo, un conjunto de funciones típicas de una compañía manufacturera incluye producción, ventas y mercadeo, finanzas y contabilidad, logística, personal y sistemas de información. La alta gerencia se puede considerar también como una función separada. Cada una de estas funciones tiene necesidades únicas y cada una requiere un sistema de información de soporte diseñado para ella. Una empresa puede no estar actualmente organizada en sus líneas funcionales, pero en general, los subsistemas de información lógicos seguirán los lineamientos funcionales.

ELEMENTOS OPERACIONALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Componentes físicos

Los componentes físicos requeridos para un sistema de información en la organización son: equipos, software, base de datos, procedimiento y personal de operaciones.

- EQUIPOS (Hardware). Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados. El equipo debe proveer cinco funciones principales:

·         Entrada o acceso

·         Salida

·         Almacenamiento secundario para los datos y programas

·         Procesador central con los siguientes elementos

- SOFTWARE. Es un término amplio que se da a las instrucciones que dirigen la operación del equipo. Se puede clasificar en dos clases principales software del sistema y software aplicado.

- BASES DE DATOS. Contiene todos los datos que utiliza el software aplicado es un conjunto individual de datos almacenados, conocido como archivo.

- PROCEDIMIENTOS. Son componentes físicos en razón de que existen en una forma física. Se necesita tres clases principales de procedimientos

Instrucciones para el usuario

Instrucciones para la elaboración de las entradas por parte del personal de preparación de datos

Instrucciones de operación para el personal de preparación de datos del computador.

- PERSONAL DE OPERACIONES: Integrado por operadores del computador, analistas de sistemas, programadores, personal de preparación de datos, administración de datos y de sistemas de importación.

El Empowerment o Empoderamiento Concepto

Su significado en español deriva de las palabras potenciar, poder, capacitar y permitir, entre otras. Abarca todas las áreas de la empresa, desde recursos y capital, hasta ventas y mercadotecnia. A través de esta herramienta de “empoderamiento”, la organización les otorga a sus trabajadores la tecnología e información necesaria para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable, alcanzando de esta manera los objetivos propuestos.

La globalización y la aceleración de las nuevas tecnologías, han impulsado un cambio radical en la administración y cultura de las empresas, no sólo en la forma de enfrentar el mercado sino también en la toma de decisiones.

Los empleados ya no dependen de la disposición de un jefe o supervisor para realizar sus labores. Ahora éstos son responsables de sus propias acciones, trabajan en equipo y fungen como piezas importantes en el modelo de liderazgo de la empresa.

Desarrollo Organizacional (D.O) ¿Que es?, Sus Etapas, y Respectivas Tecnicas

El desarrollo organizacional, al que con frecuencia se le denomina como DO, no es un concepto que se pueda definir con facilidad, ya que es un término que involucra un grupo de intervenciones para el cambio planeado, basado en valores humanísticos y democráticos, que pretenden mejorar la eficacia de las organizaciones y el bienestar de los empleados.

En otras palabras, el desarrollo organizacional se refiere a cambios planificados en la organización que se concentran en la calidad de las relaciones humanas.

Etapas del desarrollo organizacional

Las tres etapas principales del desarrollo organizacional son:

·         Diagnóstico inicial

·         Recopilación de datos

·         Intervención

·         Diagnóstico inicial

La primera etapa de diagnóstico ocurre cuando los consultores en desarrollo organizacional trabajan con los gerentes para determinar por qué la productividad es baja o por qué los empleados están insatisfechos. Las reuniones con la alta gerencia y las entrevistas con los gerentes de nivel medio ayudan a definir la situación actual de la organización. Una vez que los consultores de desarrollo organizacional identifican el tipo general de problema, puede diseñarse un proceso más formal para la recopilación de datos.

·         Recopilación de datos

Con frecuencia, la etapa de recopilación formal incluye encuestas mediante cuestionarios y discusiones en grupo. Estas encuestas incluyen características organizacionales específicas, tales como la satisfacción en el puesto, el estilo de liderazgo, el ambiente, la descentralización y la participación de los empleados en la toma de decisiones.

·         Intervención

La etapa de intervención requiere la capacitación necesaria para resolver los problemas identificados por los consultores. La intervención puede incluir un retiro que dura de tres a cinco días durante el cual los empleados pueden analizar cómo crear un mejor ambiente.

  

Técnicas de desarrollo organizacional

Los consultores e investigadores en desarrollo organizacional han creado una serie de técnicas basadas en las ciencias de la conducta para diagnosticar estos problemas y provocar cambios en la conducta de las organizaciones. Tres de las técnicas más importantes son:

·         La retroinformación con base en una encuesta

·         La formación de grupos

·         Los círculos de calidad

·         Retroinformación con base en una encuesta.

La retroinformación con base en una encuesta se inicia con un cuestionario que se entrega a los empleados, en el que se les inquiere acerca de los valores, el clima, la participación y la innovación dentro dela Organización.

El cuestionario suele preguntar a los miembros cosas sobre sus percepciones y actitudes en cuanto a una amplia gama de temas, inclusive las prácticas para tomar decisiones, la eficacia de la comunicación, la coordinación de unidades y la satisfacción con la organización, el trabajo, los compañeros y el supervisor inmediato.

Los datos de este cuestionario se tabulan y se convierten en un trampolín para identificar problemas y aclarar cuestiones que pueden estar creándole problemas a las personas. Se atiende en especial la importancia que tiene fomentar la discusión y asegurar que las discusiones se centren en temas e ideas, y no en atacar a las personas.

Por último, con la retroalimentación de la encuesta, la discusión de grupo debe llevar a los miembros a identificar las posibles implicaciones de los resultados del cuestionario. ¿Está escuchando la gente? ¿Se están generando ideas nuevas? ¿Se pueden mejorar la toma de decisiones, las relaciones interpersonales o las asignaciones laborales? Podemos esperar que las respuestas a este tipo de preguntas lleven al grupo a ponerse de acuerdo en cuanto al compromiso con diversas acciones que remediarán los problemas que se identifican.

El desarrollo organizacional, al que con frecuencia se le denomina como DO, no es un concepto que se pueda definir con facilidad, ya que es un término que involucra un grupo de intervenciones para el cambio planeado, basado en valores humanísticos y democráticos, que pretenden mejorar la eficacia de las organizaciones y el bienestar de los empleados.

·         Formación de grupos

Las organizaciones están compuestas por personas que trabajan juntas para alcanzar una meta común y el desarrollo organizacional le prestado bastante atención a la creación de equipos.

La creación de equipos se puede aplicar en grupos o entre grupos cuyas actividades son interdependientes. En este caso, se subrayará el nivel intergrupal y se dejará el desarrollo intergrupal para la siguiente sección. En consecuencia, el interés girará en torno a su aplicación a familias de la organización (grupos de mando), así como a comunidades, equipos de proyecto y grupos de actividades.

Las actividades que se consideran en la creación de equipos suelen incluir el establecimiento de metas, el desarrollo de relaciones interpersonales de los miembros del equipo, el análisis de roles para aclarar el rol y las responsabilidades de cada miembro y el análisis de procesos del equipo.

·         Círculos de calidad

Permite que los propios trabajadores puedan compartir con la administración la responsabilidad de solucionar problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad.

Holding ¿Que es? y su importancia

Holding es una palabra inglesa utilizada para referirse a la compañía que controla las actividades de otras empresas mediante la adquisición de todas o de una parte importante de sus acciones.

Los Holdings son considerados como una forma de integración y colaboración empresarial, similar a lo que en Colombia conocemos como Grupo empresarial o Grupo económico.

En Colombia, en el código de comercio no se hace referencia al Holding, es una figura no contemplada por nuestra legislación comercial. Al igual que tampoco está contemplado en un Grupo Económico. Nuestra legislación sólo contempla el Grupo empresarial lo que no impide que se pueda crear un Holding, caso en el cual se asimila a lo que contempla nuestra legislación sobre este tipo de figuras de integración empresarial.

Existen varios tipos de Holdings que se crean a través de los bancos y otras entidades financieras. Holdings que parten del patrimonio de una familia y también Holdings conformados por empresas estatales. En fin, son aplicables a todos los tipos de empresas y a todos los sectores económicos.

Importancia del Holding

Constituir un Holding tiene grandes beneficios en la medida en que logra controlar importantes sectores de un mismo mercado, lo cual asegura que las empresas que forman parte del Holding tengan acceso a Materia prima, Logística, transporte, financiación, etc.

Un ejemplo de los beneficios que se obtienen con un Holding, pues ser el caso de una empresa productora de gaseosas. En este caso, hay una egresa que produce las gaseosas, otra que fabrica los envases, otra que distribuye las gaseosas, otra que embotella las gaseosas y otra que puede financiarlas a todas. En estas circunstancias, ninguna de las empresas puede ser afectada directamente por una competencia fuerte, pues tiene proveedores asegurados lo mismo que a sus clientes. Todos los recursos de las empresas circulan entre el Holding, y la rentabilidad no va a manos deferentes que al mismo grupo.

Mediante un Holding se logra tener el control de buena parte de los factores y elementos que hacen parte de un proceso productivo, lo que permite que el Holding controle desde la extracción de la materia prima, su transformación y la colocación final del producto en manos del consumidor. Un Holding puede controlar toda la cadena o proceso de un bien o servicio, lo cual le permite minimizar riesgos y maximizar utilidades.

Reingenieria ¿Que es? y Ejemplo

Re-ingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La re-ingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transnacional y en base a la satisfacción del cliente.

Sus ideas básicas sugieren una revisión fundamental de los procesos de negocios para alcanzar mejoras espectaculares en costes, calidad, servicio y rapidez. No se trata solo de dictar principios y técnicas a seguir de una manera estricta, sino que se ofrece a las organizaciones el camino para crecer y superar barreras, constituyendo sin lugar a dudas un instrumento clave para el desarrollo económico y el ordenamiento de los distintos sectores.

EL PROBLEMA DE FORD MOTOR. Dentro del primer grupo de clasificación de Hammer y Champy de las empresas que se disponen a iniciar BPR se encuentra el caso de Ford.

Ford se encontraba en una situación en la cual veía como se desbordaban sus gastos administrativos de gestión interna de la compañía. Para intentar reducirlos se estudió el departamento de cuentas por pagar, que en aquel momento estaba formado por más de 500 personas. Los ejecutivos pensaron que usando ordenadores lograrían reducir el personal en al menos un 20% según sus previsiones iniciales. Esta reducción de costos no pudo considerarse reingeniería ya que no se alcanzaba resultados espectaculares.

No obstante los directivos de Ford pensaron que un 20% era más que suficiente hasta que visitaron a empresa Mazda cuyo 25% había sido adquirido recientemente por Ford. Los directivos de Ford observaron estupefactos como Mazda obtenía sus cuentas por pagar a través de solo 5 empleados. Evidentemente estos directivos habían tenido en cuenta el hecho de que Mazda era mucho más pequeña que Ford. Sin embargo, la diferencia de 5 a 500 debía residir en algún otro factor aparte del tamaño.

Una vez acometida, Ford re defino el proceso ‘’cuentas por pagar’’ que paso a ser ‘’abastecimiento’’. Ese proceso tomaba una orden de planta y le proporcionaba a esa planta bienes comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento incluye la función de cuentas por pagar pero también comprende compras y recibos. El nuevo proceso redujo la cantidad de documentación generada e cada pedido, recondujo los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden de compra, eliminando algunos trámites inútiles. Este proceso de re-ingeniería acabo con reglas muy rígidas que se habían observado siempre.

¿Que es el bencmarking? Tipos y Definición

El benchmarking es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa (o una unidad de esta), comparado otras empresas (o unidades)

Tradicionalmente, las empresas medían su desempeño y lo comparaban con su propio desempeño en el pasado. Esto daba una muy buena indicación de la mejora que está logrando. Sin embargo, aunque la empresa esté mejorando, es posible que otras empresas estén mejorando más, por lo que mejorar con respecto a años anteriores, puede no ser suficiente, por ello se recopila información para la obtencion de nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos de tu empresa con los líderes o los competidores más fuertes del mercado.

Spendolini define al Benchmarking como "el proceso continuo y sistemático de evaluar los productos, servicios o procesos de las organizaciones que son reconocidas por ser representativas de las mejores prácticas para efectos de mejora organizacional".

McNair y Liebfried identifican cuatro tipos de benchmarking:

1.    Benchmarking interno: un chequeo interno de los estándares de la organización, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia.

2.    Benchmarking competitivo: es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).

3.    Benchmarking de la industria: comparar los estándares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.

4.    Benchmarking "mejor de su clase": es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre.

El proceso de benchmarking supone que las empresas están preparadas y dispuestas para hacer públicas sus mediciones. Esto suele hacerse a través de un tercero, que recoge los números de diversas organizaciones, y los publican sin identificar a la empresa específica.